Jak promować hotel w Internecie? – cz. 3: newsletter

Prawie każdy sklep prowadzący działalność przez Internet wysyła do swoich klientów e-mailingi. Nie bez powodu to narzędzie cieszy się tak dużą popularnością wśród e-sprzedawców. Jest proste, stosunkowo tanie, a może przynieść wiele korzyści. Pozwala na angażowanie w relację i zachęcanie do ponownego odwiedzenia witryny lub skorzystania z usług tych klientów, którzy już skorzystali z naszej oferty. Nie trzeba ponosić kosztów na ich pozyskanie, wystarczy o sobie przypomnieć i zachęcić atrakcyjną ofertą. Aby jednak wysyłać skuteczne newslettery hotelowe (i co ważne - zgodne z prawem), należy pamiętać o kilku kwestiach.

Od czego zacząć?

Planując włączenie wysyłki newsletterów do swojej strategii marketingowej, należy przemyśleć kilka kwestii: do kogo chcę wysyłać e-maile? jak zbuduję bazę adresów? jak często będę wysyłać wiadomości? jakie narzędzia będą mi do tego potrzebne? – i najważniejsze pytanie: jak sprawić, aby odbiorcy otwierali moje newslettery i jaką treścią zachęcę ich do regularnego czytania moich wiadomości? Jeśli nie mamy pomysłu na tematykę wiadomości oraz nie dysponujemy zasobami, które pozwolą na regularną wysyłkę newsletterów, warto jeszcze raz zastanowić się nad sensownością korzystania z e-mail marketingu.

Wymogi prawne

Aby wiadomości wysyłane w formie newslettera nie były prawnie traktowane jako „spam”, czyli poczta niechciana, odbiorca musi wyrazić zgodę na jego otrzymywanie. Sklepy internetowe zachęcają swoich klientów do zapisu na newsletter na swoich stronach internetowych (przy okazji zamówień, kuszą rabatami za zapis) – poprzez wypełnienie specjalnego krótkiego formularza. Zwykle wystarczy wpisać adres e-mail (czasami również imię, nazwisko i inne dane) i zaznaczyć zgodę na otrzymywanie wiadomości w formie newslettera. Ale to nie koniec procedury. Teraz na adres e-mail podany w formularzu powinna przyjść wiadomość z prośbą o potwierdzenie zapisu poprzez kliknięcie w podany link. To wymagany prawnie mechanizm tzw. double opt-in, czyli podwójnego potwierdzenia zapisu na newsletter. Dopiero po tym, kiedy klient potwierdzi subskrypcję, możemy dodać go do listy adresowej i wysyłać do niego wiadomości. Zapisy związane z gromadzeniem i przetwarzaniem danych osobowych odbiorców powinny znaleźć się w regulaminie (lub w odpowiedniej zakładce na stronie np. „Polityka prywatności” czy „Ochrona danych osobowych”), a odpowiedzialność za zarządzanie bazą adresów powinien wziąć administrator danych osobowych w firmie, zgłoszony do GIODO. 

Jak budować bazę adresów e-mail?

Wartościowa baza jest podstawą skutecznego e-mail marketingu. Dlatego warto aktywnie pozyskiwać adresy: poprzez formularz na stronie internetowej, przez banery zachęcające do zapisu w zamian za rabat na usługi hotelu, poprzez posty w mediach społecznościowych, na stronach z modułem rezerwacji noclegów. Ale adresy e-mail można także zbierać w inny sposób. W hotelach można do tego celu wykorzystać formularze meldunkowe – warto dodać tam dodatkowe pole zachęcające do wpisania adresu e-mail, na który będą przysyłane bieżące informacje o wydarzeniach w hotelu, o promocjach i rabatach. W recepcji powinny być dostępnie niewielkie ulotki „reklamujące” możliwość zapisu na newsletter – z polem do wpisania adresu e-mail i zostawienia u pracowników. Wreszcie podczas wymeldowania można zaproponować gościom zostawienie adresu e-mail w zamian za zniżkę na kolejną wizytę w hotelu. 

Jakie narzędzia wykorzystać?

Do gromadzenia adresów, wysyłki e-maili potwierdzających zapis na newsletter oraz do samej wysyłki wiadomości warto wykorzystać dedykowane narzędzia internetowe. Są to specjalne systemy dostępne on-line, które pozwalają nie tylko na tworzenie i wysyłkę kampanii e-mail marketingowych, ale także na badanie zachowania odbiorców oraz generowanie szczegółowych raportów z każdej wysyłki. To pozwala ocenić skuteczność tej formy promocji i stale ją doskonalić. Wśród najpopularniejszych systemów do wysyłki newsletterów wymienia się: Freshmail, Sare i GetResponse. Warto się zapoznać z każdym z nich, przejrzeć demo i wybrać to najlepiej odpowiadające naszym potrzebom.

Jak sprawić, aby odbiorcy chętnie czytali nasze newslettery?

Jak dla każdej formy promocji, także tutaj należy mieć strategię – nie tylko budowania bazy, ale przede wszystkim komunikacji z odbiorcą. Ważna jest regularność wysyłki wiadomości, warto stworzyć sobie harmonogram z zaznaczeniem tematyki i zarysem treści każdego newslettera. Istotna jest treść i tematyka wiadomości. Jeśli będą to treści wartościowe dla odbiorcy, trafiające w jego zainteresowania i potrzeby, to na pewno daje to większą szansę na skuteczność e-mail marketingu. Subskrybenci lubią dostawać informacje o rabatach i akcjach promocyjnych przeznaczonych specjalnie dla odbiorców newslettera. Warto także pokazywać aktualności z „życia” hotelu i proponować ankiety (np. satysfakcji klienta z pobytu). Specjaliści od marketingu internetowego podkreślają jeszcze jedną ogromną zaletę regularnie wysyłanego newslettera - to utrwalenie marki hotelu lub pensjonatu w pamięci odbiorców.