Przygotuj hotelu do sezonu letniego

Dobrze funkcjonujący hotel pracuje bez zastrzeżeń, spełniając oczekiwania nawet najbardziej wymagających klientów. Dużą rolę w tym zakresie odgrywają poszczególne etapy procesu zarządzania i organizacji. O jakie zatem elementy warto zadbać, by przy większym letnim obciążeniu nie pojawił się żaden problem?

Personel to podstawa

Sezon letni jest z jednej strony dla wielu hoteli czasem intensywnego ruchu gości, z drugiej zaś – to czas urlopowy. Przy dużym obłożeniu pokoi nie można sobie pozwolić na braki kadrowe – szczególnie związane z obsługą hotelową. Spowodowałoby to przede wszystkim lawinę skarg gości i obniżenie poziomu satysfakcji z pobytu. Efekt? Pogorszenie się wizerunku hotelu na rynku, odpływ gości oraz niższe zyski. Nie wspominamy już nawet o trudnej atmosferze oraz napięciu i stresie dla zespołu.

Jak zadbać o odpowiednią organizację pracy na każdy okresu wakacyjnego? Przede wszystkim ważne jest opracowanie rozsądnego harmonogramu urlopowego pracowników. Warto zorganizować zebranie z personelem i ustalić – jeszcze przed rozpoczęciem sezonu, najlepiej z dużym wyprzedzeniem – kto i kiedy idzie na urlop. Być może wśród pracowników znajdą się osoby, które zdecydują się przełożyć wypoczynek na jesień czy na zimę. Po uzyskaniu tej informacji, osoba zajmująca się sprawami kadrowymi i personalnymi powinna oszacować, jak duże braki kadrowe będą się wiązały z sezonem. To pozwoli na przyjęcie odpowiedniej liczby dodatkowych pracowników – np. w oparciu o umowę o pracę tymczasową lub umowę zlecenia na czas określony. Dodatkowe osoby odciążą stałą kadrę, a ich obecność sprawi, że jakość obsługi hotelu w żaden sposób się nie obniży.

Uzupełnij wyposażenie przed sezonem

Większa liczba gości oznacza również bardziej intensywne zużycie wszystkich elementów hotelowego wyposażenia. Pamiętaj, że przy dużym obłożeniu może się zdarzyć tak, że hotelowa pralnia nie nadąży z wypraniem i wysuszeniem pościeli, a w hotelowej restauracji zabraknie czystych talerzy. Aby zminimalizować ryzyko, sprawdź dokładnie, czy w hotelowych zasobach znajduje się wystarczająco dużo akcesoriów tego typu. W razie potrzeby dokup dodatkowe prześcieradła i podkłady pod materac oraz pościel – by nie zabrakło jej nawet przy bardzo częstych wymianach. Zadbaj również o uzupełnienie wyposażenia hotelowej restauracji i kuchni.

W jeszcze większym stopniu należy zadbać o higienę oraz czystość na terenie obiektu – te zostaną z całą pewnością wystawione na poważną próbę, gdy przez Twój obiekt "przewinie się" spora liczba gości. Myśląc o higienie, weź pod uwagę zarówno obszary ogólnodostępne dla odwiedzających – hol, toalety, tereny rekreacyjne na zewnątrz hotelu (jeśli takie są) i korytarze, jak i wnętrza pokoju. Co się przyda? Wszelkiego typu profesjonalne środki czystości – do czyszczenia, mycia, dezynfekcji, polerowania podłóg oraz mebli, do rąk, sanitariatów, a także odświeżacze powietrza oraz neutralizatory nieprzyjemnych zapachów. Przyjrzyj się ofercie i wybierz te rozwiązania, które będą adekwatne do Twoich indywidualnych potrzeb.

I najważniejsze: kosmetyki hotelowe. Zatroszcz się nie tylko o ich zapas, ale również o personalizację. W czym rzecz? W tym, by na etykietach szamponów, mydełek czy żeli pod prysznic pojawiły się logotypy Twojego obiektu. Dlaczego to ważne? Po pierwsze, ponieważ to miły akcent. Po drugie zaś, wielu gości małe buteleczki zabierze do domu. Niech staną się reklamą Twojego hotelu!

Ostrożnie z rezerwacjami

Zadbać warto również o sposób organizacji przyjazdów i wyjazdów gości. Co prawda większość hoteli ma dzisiaj automatyczne systemy rezerwacyjne, jednak czynnik ludzki nadal odgrywa ważną rolę. Jak? Po pierwsze przy ustalaniu ilości wolnych pokoi, po drugie – przy przyjmowaniu gości ad – hoc. Zjawisko overbookingu zdarza się co prawda rzadko, ale jednak może mieć miejsce. Warto więc ustalić jasno reguły gry z recepcją, a jednocześnie racjonalnie dystrybuować dostępnymi pokojami.
Uwzględnić trzeba również, fakt, iż gdy jeden gość opuszcza pokój hotelowy, kolejny wprowadza się do niego jeszcze tego samego dnia. Pamiętać więc warto o tym, by odpowiednio skoordynować sprzątanie po wyjazdach oraz godziny meldunku. Jeśli masz wrażenie, że nie uda się posprzątać pokoju w oknie między 10:00 (bo to ta godzina jest najczęściej ostatecznym momentem wymeldowania) a 12:00 (od tej godziny najczęściej można się „wprowadzać”) – rozważ zmianę harmonogramu – tak, by ustalony czas był bezpieczny i jasny dla gości. Zdecydowanie lepsza jest sytuacja, w której gość zostaje wpuszczony do pokoju wcześniej niż o ustalonej godzinie, niż gdy zniecierpliwiony czeka na pokój już po upływie wskazanego czasu.

Sezon letni w hotelu to nie lada wyzwanie, ale i szansa na wyższe obroty obiektu. Warto więc przygotować się do niego rzetelnie i profesjonalnie w każdym calu.