Profesjonalna komunikacja z gościem, czyli co powinieneś wiedzieć o tabliczkach informacyjnych?

Różnego typu tabliczki informacyjne znaleźć można w każdym obiekcie hotelowym. Są bardzo przydatną formą komunikowania się z gośćmi – prostą, komfortową dla obu stron (obsługi i gościa) oraz elegancką. Dlatego warto o nich pamiętać, aranżując przestrzeń.

Informacja ustna vs informacja pisemna

Czy informacji o tym, że w hotelu obowiązuje całkowity zakaz palenia nie wystarczy przekazać gościowi ustnie, np. w momencie meldunku? Nie zawsze jest to dobre rozwiązanie, a powodów jest co najmniej kilka.
Po pierwsze, przekazanie gościowi już na wstępie długiej listy nakazów i zakazów (bo przecież nie tylko o palenie chodzi, ale również np. o to, o której kończy się doba hotelowa itp.) może wywołać bardzo negatywne wrażenie. Gość może się poczuć jak intruz, traktowany od razu z podejrzliwością. Najpewniej zostanie na noc, ale może się zdarzyć, że po prostu już nie wróci i, co gorsza, przekaże negatywną opinię osobom postronnym.

Po drugie, to, co „na papierze” – nie znika i zawsze można się do tego odwołać. Informacja, którą gość znajdzie np. powieszoną na ścianie, zwiększa prawdopodobieństwo, że zakaz palenia nie umknie gościowi zaabsorbowanemu swoimi sprawami. Poza tym – w problematycznych sytuacjach obsługa zawsze może odwołać się do takich tabliczek, grzecznie wskazując, że informacja o braku możliwości palenia została zakomunikowana.
Po trzecie – takie tabliczki to dobre narzędzie wizerunkowe. Oczywiście pod warunkiem, że są napisane przyjaznym językiem, z maksimum szacunku dla gości. Ci, którzy np. nie palą odbiorą taką informację bardzo pozytywnie, a palacze będą szukali innego miejsca niż hotelowy pokój, w którym mogą się np. włączyć czujniki dymu.
Czy zatem warto? Z całą pewnością tak.

Gdzie zawiesić tabliczki informacyjne?

Gdy chodzi o tabliczki dotyczące zakazu palenia i inne tego typu informacje, trzeba umiejętnie wyważyć między skutecznym przekazaniem gościom prośby a… obklejeniem całego obiektu nakazami i zakazami. Nie należy więc wieszać takich informacji np. na każdej wolnej ścianie czy dosłownie w każdym pomieszczeniu. Gdzie zatem warto je powiesić? Najbardziej newralgiczne punkty to:

• recepcja – zakaz może zawisnąć np. na tablicy ogłoszeń czy gdzieś w pobliżu lady recepcyjnej,
• windy – jeśli Twój hotel jest piętrowy, drzwi lub ściana windy staje się najlepszym nośnikiem informacji,
• korytarze – tak, by gość mógł tę informację zobaczyć przed wejściem do pokoju,
• strefa restauracyjno-barowa.

Czy warto tabliczkę powiesić w pokojach hotelowych? To kwestia warta rozważenia. Z PR-owego punktu widzenia może się to okazać już nadmiernie uciążliwe. Jeśli jednak zaobserwujesz, że pomimo wyraźnego oznakowania terenu obiektu gościom zdarza się nadal popalać w pokojach – zawsze możesz z czasem uzupełnić informację również w tym miejscu.

Z klasą i w dwóch językach

Teraz czas na najważniejsze: jak taka tabliczka o zakazie palenia powinna wyglądać? Suche zdanie: „ZAKAZ PALENIA NA TERENIE CAŁEGO OBIEKTU” na pewno nie zostanie odebrane pozytywnie. Do gości musisz podejść z szacunkiem i pozytywnym nastawieniem.
Ważne więc, by tabliczka zawierała:

• zwrot grzecznościowy, np. „Drodzy Goście”,
• komunikat o obowiązującym zakazie napisany w tonie informacyjnym,
• podziękowanie za przestrzeganie hotelowego regulaminu.

Istotne jest również, by znalazła się na nim ikona ilustrująca, a także… wersja anglojęzyczna. To bardzo ważne zwłaszcza, jeżeli do Twojego obiektu trafia wielu gości zza granicy. Jako że angielski jest dziś uniwersalnym językiem w komunikacji, zagraniczni odwiedzający nie powinni mieć problemu z rozszyfrowaniem tej informacji.
Wszystkie te cechy spełnia np. tabliczka „zakaz palenia”, którą znajdziesz w sklepie Wszystko Do Hotelu.

A może wydrukować samodzielnie?

Na pewno na myśl przyszedł Ci pomysł samodzielnego wydrukowania takiej informacji. I rzeczywiście, jeśli dysponujesz dobrej klasy, kolorową drukarką, w której możesz użyć także papieru o wyższej gramaturze i większej sztywności – może to być dobrym pomysłem. Pod warunkiem, że takich napisów potrzebujesz kilku, a nie kilkudziesięciu.

Pamiętaj: wydruki na zwykłych kartkach wykonanych za pomocą czarno-białej drukarki będą wyglądały po prostu nieprofesjonalnie. Z drugiej strony – zakup gotowych, specjalnych tabliczek nie jest dużą inwestycją. Możesz je kupić np. razem z zawieszkami „nie przeszkadzać”, informatorami łazienkowymi czy innymi materiałami informacyjnymi. W ten sposób stworzysz elegancki, dyskretny system komunikowania się z gośćmi, który – co najważniejsze – będzie działać.